3 errores que cometen las empresas al usar su caja chica y cómo evitarlos

Ciudad de México. 7 de diciembre de 2023. La caja chica ​ es un recurso para enfrentar gastos menores e imprevistos en el día a día ​ de las empresas y negocios. Con límites definidos, este fondo ofrece flexibilidad financiera sin la necesidad de complejas transacciones bancarias, por lo que el mantenimiento de un registro meticuloso asegura su eficacia como aliado confiable. Y es que de acuerdo con datos del sector, actualmente el 37% de las empresas mexicanas carecen de una planificación financiera, incluida la caja chica.

“Actualmente, todas las empresas están expuestas a los gastos imprevistos y situaciones de emergencia; por ello es fundamental que cuenten con una caja chica controlada para cualquier situación inesperada. Para lograrlo, deben considerar que contar con un buen sistema de gestión de recursos representa un gran beneficio, sin importar si son grandes o pequeñas. Al ser empleada de forma ideal, les permitirá tener gastos mejor organizados, teniendo así un mejor control sobre ellos y evitar un impacto considerable en el presupuesto en algunas áreas en las organizaciones”, explica Santiago Gómez, Director de la Unidad de Negocios de Pay de Edenred.

Con esto en mente, el experto comparte 3 errores más comunes que cometen las empresas al usar su caja chica y cómo evitarlos:

1. Falta de caja chica

Contar con una caja chica es clave para llevar un buen control de gastos dentro de las organizaciones. Este fondo siempre deberá estar contemplado, aunque no esté en el presupuesto, con el objetivo de facilitar la planificación del dinero que se quiere destinar en dicho fondo y las maneras en que se puede gastar cuando sea requerido. 

Establecer una cantidad máxima de dinero para la caja chica es importante para mantener un equilibrio entre la cantidad de dinero a retener y el tiempo en que se repone. Debe asegurarse una cantidad máxima y no exceder esta misma. 

2. Carecer de políticas de gastos definidos

Las empresas deben definir con anticipación en qué se va a destinar el dinero de la caja chica. De no ser así, puede llegar a afectar el no tener ninguna guía o anticipación de esto y puede impactar en los colaboradores, ya que desconocen los gastos diarios de la empresa. Al designar una política de gastos, las reglas deben ser claras tanto para los directivos, como para los empleados con respecto al manejo del dinero que se asigna para cumplir ciertas actividades.

Por ello es importante establecer políticas de uso. La parte administrativa debe tener conocimiento de los gastos que califican como caja chica, sin embargo, también es recomendable que el personal ajeno a estos temas conozca como es la administración de estos recursos. Se recomienda justificar los gastos a través de facturas y/o llevar un control para reportarlo a final de cada mes.

3. Olvidar el rendimiento de los gastos

Si no se lleva un registro detallado de los gastos, las organizaciones empezaran a experimentar fugas por cada desembolso que se haya hecho. Esto se traduce en una pérdida de recursos importantes por la falta de seguimiento o justificación de los movimientos realizados, lo cual se puede traducir en un dolor de cabeza financiero.

Ante esta situación, las tarjetas de gastos empresariales son una excelente opción para gestionar los pagos dentro una organización. Edenred ofrece soluciones integrales para todo tipo de negocios, con tarjetas empresariales que permiten comprar en miles de establecimientos físicos y en línea a nivel mundial.

En conclusión, una gestión eficiente de la caja chica es vital para las empresas. Hacerlo les garantiza evitar errores comunes, como la falta de ésta, la ausencia de políticas de gastos y la omisión del seguimiento de los desembolsos. Por ello, establecer límites, definir políticas transparentes y llevar un registro detallado son pasos esenciales para un control efectivo. Una caja chica bien manejada no solo previene pérdidas financieras, sino que también optimiza recursos y mejora la planificación financiera. En este contexto, las tarjetas de gastos empresariales ofrecen una solución integral para una gestión eficaz de los pagos, brindando transparencia y responsabilidad en el manejo de los recursos empresariales.

Rosario Robiou

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