Control de gastos y su importancia para el rendimiento empresarial

Una de las claves para el correcto funcionamiento de una empresa es el control de gastos. Se trata de una actividad que permite a los directivos gestionar y administrar el flujo de ingresos y egresos. De hecho, tener en orden el control de los gastos evita que se presenten problemas económicos en el futuro como fugas de dinero, ahorrando en gastos innecesarios y permite a la empresa tener mayor liquidez.

Asimismo, es una herramienta que ayuda en la realización de los presupuestos de las distintas áreas que conforman la organización: administrativa, producción, logística, entre otras. Se observan cuáles son los gastos recurrentes y se planifica para aprovechar al máximo los recursos y no sobrepasarlos.

“El manejo de los gastos debe realizarse a diario para llevar un control fidedigno de los sueldos, viáticos, caja chica, ventas, compras, por mencionar algunos aspectos. El monitoreo constante permite que se tenga la información más actualizada y poder tomar decisiones conforme a lo que se observa”, comentó Eduardo Zetina, director Comercial de Edenred México.

Analizar los gastos es fundamental para obtener un panorama general de lo que sucede con el dinero; para eso, las empresas los clasifican en los siguientes tipos:

• Variables: Dependen de la actividad y ritmo de la empresa.
• Fijos: Son los gastos que se deben cubrir aún si la empresa tiene ventas o no. Por ejemplo, rentas, mantenimiento, impuestos, etc.
• Marginales: Son los que surgen cuando se produce de más. Depende de la tecnología y de los precios para la producción de unidades adicionales.
• Mixtos: Tienen una parte variable y otra fija. Por ejemplo, un vendedor que recibe su salario de forma fija y por comisiones.
• Directos e Indirectos: Los primeros derivan de la producción de bienes y servicios; mientras que los segundos, son necesarios para la producción pero no están relacionados directamente con esta.

“Se debe poner especial atención al control de gastos pues estos involucran una parte importante del presupuesto de la organización; por ello, existen herramientas como las soluciones de Edenred para la deducción, administración, comprobación y optimización de los gastos, generando mayor rentabilidad y competitividad”, agregó Zetina.

Actualmente, la tecnología abre la posibilidad de tener un control mucho más eficiente, aportando beneficios como:

• Seguridad, en la que se separan los gastos por área o por rubro, como caja chica o viáticos.
• Accesibilidad, para un mayor control de los recursos desde una plataforma “maestra”.
• Manejo de recursos apropiado, así se evita que los saldos a favor se depositen en las cuentas de los colaboradores.
• Actualización de los sistemas y cambios fiscales que implementa la autoridad.
• Movilidad y comunicación a través de aplicaciones en donde tanto jefes como colaboradores puedan administrar y reportar los gastos.

Se deben también establecer políticas del manejo de los recursos para que todos los miembros de la empresa se hagan responsables de los gastos y se fomenten prácticas encaminadas a aprender a economizar; así como para que sepan reportarlos y la empresa tenga una perspectiva real de sus finanzas.