La gestión de viáticos será uno de los retos financieros en 2024 para las empresas: ¿cómo optimizarla con la tecnología?

 23 de diciembre de 2023

La gestión eficiente de los recursos es un pilar fundamental en cualquier empresa y entre estos, optimizar el control de viáticos representará uno de los principales retos financieros de las empresas en 2024. De hecho, se estima que cerca del 30% de los viáticos no son comprobados en la actualidad. Así, los gastos frecuentes u ocasionales asociados con los viajes que se realizan por motivos de trabajo se convierten en una área clave a mejorar en un contexto en el que las compañías deben hacer un ajuste de presupuestos para navegar en un año nuevo de manera más estratégica.

“Hoy en día, es vital que las empresas utilicen sistemas de cálculo de viáticos, aprovechando la tecnología para una administración eficiente. Estos sistemas permiten asignar gastos a los colaboradores, mejorando el control financiero y previniendo irregularidades. Así, la implementación adecuada de herramientas digitales contribuye a una gestión transparente y eficiente de los recursos, donde establecer políticas y sistemas de control específicos es fundamental para la salud económica de las organizaciones y sus colaboradores. En este contexto, la tecnología juega un papel clave en la optimización financiera”, explica  Santiago Gómez General Manager de Pay en Edenred

Bajo este contexto, el experto comparte las ventajas de una correcta administración de viáticos con la ayuda de la tecnología: 

Acceso a la información en tiempo real

La tecnología enfocada en la gestión de viáticos hace más sencillo el acceso a la información relacionada con los gastos realizados, todo esto en tiempo real y de manera automatizada. Además, pueden usarse para coordinar la aprobación de extensiones y reembolsos con mayor rapidez, asegurar una visión clara y precisa de cómo se están utilizando los fondos, lo cual también se traduce en una toma decisiones mucho más informada, así como en políticas de gastos más efectivas y mayor anticipación de posibles problemas.

Trámites y presupuestos sencillos

Con herramientas digitales para la gestión de viáticos, los colaboradores pueden tomar fotos de sus recibos y facturas, simplificando la verificación de gastos y documentos. Aquí, es indispensable que los documentos cumplan con los requisitos legales, para que puedan ser considerados válidos. Por otro lado, los reportes generados son una excelente opción para realización de proyecciones y creación presupuestos, los cuales se ajustan a un escenario real en la zona, la época del año, las actividades programadas e intereses de las empresas.

 Cumplimiento de políticas de viaje y reducción de costos

La tecnología garantiza el cumplimiento de las políticas de viaje de las empresas, determina criterios claros sobre los límites de gastos, reembolsos y extensiones; sin embargo, es válido también que dichas políticas se ajusten con base en las necesidades. En adición, las soluciones permiten que las empresas cuenten con datos útiles, que beneficien la elaboración de presupuestos, con el fin de minimizar costos, evitar gastos innecesarios e identificar irregularidades en sus proyecciones. 

Optimizando la gestión de viáticos en 2024

Con base en lo anterior, es necesario estimar costos y crear presupuestos específicos que cubran todos los gastos relacionados que se necesitaran durante los viajes de trabajo. Aquí, herramientas como una tarjeta digital de viáticos es una gran opción para el control y optimización de viáticos de empresas. Éstas facilitan la asignación de ​ recursos, haciendo que la presentación de documentos comprobatorios sea más precisa y mucho más fácil de enviar a las autoridades correspondientes.

En conclusión, el 2024 presenta un desafío financiero para las empresas: la gestión eficiente de viáticos. Para lograrlo, la tecnología emerge como aliada fundamental, destacando el papel crucial de herramientas como las tarjetas empresariales y soluciones digitales que no sólo simplifican la administración, sino que también mejoran el control y agilizan procesos. La necesidad de cumplir con políticas de viaje, reducir costos y prevenir irregularidades subraya la importancia de una gestión transparente, donde la anticipación, la estimación precisa de costos y la adopción de herramientas tecnológicas se presentan como elementos esenciales para una gestión óptima y eficaz en el panorama financiero del próximo año.